ระบบและวิธีการเชิงระบบ
การทำงานใดๆให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำๆได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งเราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า
ระบบ
ระบบ
(System)หมายถึง
การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆอย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน
สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอนระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท
วิธีการเชิงระบบ
(System Approach)วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน
เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่างๆซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน
เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย
องค์ประกอบของวิธีระบบ
วิธีระบบมีองค์ประกอบที่สำคัญ
3 ประการ ได้แก่
1. ปัจจัยนำเข้า (Input)
หมายถึง
วัตถุสิ่งของต่างๆรวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ ปัญหา ความต้องการ
ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา
2. . กระบวนการ (Process)
หมายถึง วิธีการ
ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์
การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ
3. ผลลัพธ์ (Output)
หมายถึง
ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้าผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้
ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับได้
ระบบสารสนเทศ
(Information System) คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด
และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ
ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง
ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้นเพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้
1.
รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน
2.
จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้
3.
จัดให้มีระบบจัดเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้
4.
มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
การจำแนกองค์ประกอบสารสนเทศมีหลายวิธีขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงานในที่นี้จำแนกเป็น
2
ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่างๆ
องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศมีองค์ประกอบหลัก
2 ส่วน
ได้แก่ ระบบการคิด และระบบของเครื่องมือ
ระบบการคิด
หมายถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ
จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆเพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่
ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงเข้ามาใช้ในการดำเนินงาน
ระบบเครื่องมือ
หมายถึง
วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ
และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
องค์ประกอบด้านต่างๆ
ของระบบสารสนเทศเนื่องจากสารสนเทศ
เป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่างๆ
ดังนั้นองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน ดังนี้
1. ด้านจุดมุ่งหมาย ในการแก้ปัญหามี 4 ประการ ได้แก่ ข้อมูล สารสนเทศ ความรู้
และปัญญาที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน
2. ด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ คือ ข้อมูลนำเข้า กระบวนการ
และผลลัพธ์ การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป
3. ในหน่วยงาน
ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร เทคโนโลยี ข้อมูล และระบบสารสนเทศ
4. ทั่วไป
ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบดังนี้
คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล ข้อมูล สารสนเทศ
โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์
ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ
การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ
โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากร
เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System
Analysis)
วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ
แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ
1.วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission
Analysis) คือ
การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ
เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ
โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้าง ๆ
ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์
2. วิเคราะห์หน้าที่ (Functional
Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
3. วิเคราะห์งาน (Task
Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่
การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน
4. วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means
Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ
กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ
ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)
วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่าง
ๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้
1 การเลือกวิธีการหรือกลวิธี
เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี
เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้
2 ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา
3 ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้
ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct
a Model)
แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน
ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ
และขั้นตอนในการดำเนินงาน
สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง
ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน
แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน
ประเภทของระบบสารสนเทศ
การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร
แบ่งได้ 3 ระดับดังนี้
1. ระดับบุคคล คือ
ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ
ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก
แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้นประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย
กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น
2. ระดับกลุ่ม คือ
ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม
โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิผล มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน
โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน เชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายแลน
การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะการทำงานกลุ่มสามารถใช้กับงานต่างๆได้
3. ระดับองค์กร คือ
ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีการส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง
ระบบนี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและการตัดสินใจ
โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงสรุปในแบบฟอร์มที่ต้องการ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น